Outsourcing – definicja, przykłady, rodzaje oraz wady i zalety

W tym artykule poruszę temat outsourcingu. Czym jest-przedstawię krótką definicję, następne przejdziemy do przykładów w różnych branżach w których outsourcing usług jest szczególnie popularny, a następnie napiszę o wadach i zaletach tego rozwiązania.

Co to jest outsourcing i na czym polega – definicja outsourcingu

Aby zrozumieć co to jest outsourcing, najlepiej zacząć od pochodzenia tego słowa. Pochodzi ono z języka angielskiego i jest połączeniem trzech słów, mianowicie outside, resource oraz using czyli w wolnym tłumaczeniu skorzystanie z zewnętrznych zasobów. I dokładnie taka definicja outsourcingu mówi o tym na czym on polega. Outsourcing to wykorzystywanie zewnętrznego wsparcia dla przedsiębiorstwa, zwykle wsparciem tym są specjaliści lub firmy posiadającej specjalistów z jakiejś dziedziny lub infrastrukturę potrzebną do wykonywania jakiegoś elementu od floty potrzebnej do transportu przez maszyny do produkcji podzespołów lub modułów do urządzeń. Z tego typu zewnętrznej dostawy usług lub produktów można korzystać jednorazowo dla jednego projektu lub procesu albo stale oddając całkowicie daną funkcję przedsiębiorstwu zewnętrznemu. Outsourcing charakteryzuje się tym, że podmiot świadczący usługi ma dużą albo całkowitą decyzyjność co do wykonywanej przez siebie pracy, a dla zlecającego ważny jest ostateczny efekt i wzorowe wywiązanie się z powierzonego zadania, zatem jest to też outsourcing kompetencyjny.

Rodzaje i formy outsourcingu – outsourcing kapitałowy i kontraktowy

Ze względu na rodzaje, outsourcing możemy podzielić na wiele sposobów. Najogólniej możemy podzielić go na kapitałowy i kontraktowy. Rodzaj kapitałowy polega na wydzieleniu z przedsiębiorstwa obszaru działań lub funkcji dla spółki córki, przejmującej zadania przedsiębiorstwa macierzystego w danym zakresie. Jako, że podlegają one nadal temu samemu kapitałowi, ten typ outsourcingu nazywany jest także wewnętrznym. Drugim rodzajem jest outsourcing kontraktowy, jest to popularniejsza forma polegająca na zlecaniu działań zewnętrznym podmiotom.

Kolejne rodzaje outsourcingu – zagraniczny i transgraniczny czyli offshore i nearshore outsourcing

Outsourcing zagraniczny i transgraniczny najczęściej wykorzystywane są przez kraje wysokorozwinięte, które oddają część zadań do krajów rozwijających się, gdzie koszty produkcji lub usług są niższe. Przykładem mogą być firmy korzystające ze specjalistów IT z Indii. Rodzaj i nazewnictwo zależy od odległości w jakiej leży kraj do którego powierzane są zadania. Offshore outsourcing to oddawanie zadań lub produkcji do dalszych lokalizacji np. do Chin lub Afryki, natomiast nearshore oznacza oddawanie zadań lub produkcji do krajów położonych bliżej kraju z którego pochodzi zlecenie. Można jeszcze wyróżnić onshore outsourcing gdzie oba kraje należą do krajów wysoko rozwiniętych, ale zleceniobiorca przekazuje realizację do kraju rozwijającego się.

Outsourcing funkcjonalny

Outsourcing funkcjonalny zajmuje się zdjęciem z usługodawcy ciężaru wykonywania zadań z wyznaczonych obszarów działalności, które nie leżą w podstawowym zakresie jego działalności. Ten rodzaj współpracy pozwala na oddanie działań specjalistom z danego zakresu i korzystanie z know how, infrastruktury i zasobów zewnętrznej organizacji. Ma on za zadanie zredukować obciążenie organizacyjne i kosztowe po stronie zlecającego.

Czym powinna charakteryzować się firma outsourcingowa?

Firma outsourcingowa to duża wygoda dla przedsiębiorstwa korzystającego z jej usług-brak zwolnień i urlopów, a także brak potrzeb inwestycji w infrastrukturę potrzebną do wykonywania danych działań. Jednak wybór firmy outsourcingowej powinien być przemyślany. Warto wybrać firmę o dobrej renomie, a więc siłą rzeczy istniejącą na rynku już dłuższy czas. Firma zewnętrzna powinna posiadać także doświadczenie w realizacji usług lub produkcji w zakresie w jakim ma przejąć lub podjąć działania w naszej firmie. Bardzo ważne, choć nie dla wszystkich oczywiste jest to, że działania podmiotu zewnętrznego w zakresie usług niepoliczalnych czyli zwykle nieprodukcyjnych powinny być raportowane. Jeśli działania nie kończą się raportem, a firma outsourcingowa zasłania się tajemnicą firmy to w większości branż powinno się rozwiązywać współpracę z takim podmiotem. W niektórych branżach istotne będzie także ubezpieczenie i jego wysokość, a także dodatkowe usługi jakie proponuje kontrahent. Współpraca powinna być transparentna. Na końcu tego artykułu piszę również o wadach i zaletach przekazywania zadań do podmiotów zewnętrznych, zalecam się z nimi zapoznać.

Outsourcing przykłady

Przykłady outsourcingu to bardzo szerokie zagadnienie. Jest to obecnie tak częsty rodzaj współpracy pomiędzy przedsiębiorstwami, że poniżej wydzielam na te przykłady oddzielne nagłówki, poświęcając je najpopularniejszym rodzajom outsourcingu.

BTO – outsourcing procesów biznesowych

BTO czyli outsourcing procesów biznesowych odnosi się do długoterminowego przeniesienia na zewnątrz procesów z poziomu strategicznego, lecz nie będących głównym filarem działalności przedsiębiorstwa. Umożliwia on oszczędność na kosztach infrastruktury, które należałoby ponieść zostawiając proces wewnątrz firmy, a często także pomaga w uzyskaniu wyższej jakości danego procesu. BTO zawiera także elementy consultingu i rozwiązań technologicznych.

Outsourcing pracowniczy

Zbliżony do leasingu pracowniczego, outsourcing pracowniczy zwykle rozliczany jest jednak fakturą z firmą outsourcingową więc zleceniodawca nie wiąże się umową o pracę ze specjalistami wykonującymi daną usługę. Ponadto zlecający nie posiada tak dużej kontroli jak nad własnymi pracownikami i płaci przede wszystkim za efekt pracy nie wpływając zbytnio na sam proces.

Outsourcing pozyskiwania i analizy informacji

Pozyskiwanie informacji, ich analiza i weryfikacja wymaga specyficznych umiejętności. Jeśli research i raport z niego mają być wykonane na wysokim poziomie to nie można oddawać tej funkcji w ręce osób do tego nie przygotowanych. Stąd na rynku możemy spotkać się z outsourcingiem pozyskiwania informacji świadczonego przez agencje infobrokerskie, wyręczające przedsiębiorstwa w pracy z informacją i jej analizą.

Outsourcing informatyczny – w poszukiwaniu specjalistów IT i programistów

Częstym zjawiskiem jest także outsourcing informatyczny. Bywa tak, że przedsiębiorstwa zatrudniają informatyków, a mimo to bywają prace wymagające tak specjalistycznej wiedzy, że niezbędny staje się outsourcing programistów i specjalistów IT. Podobna potrzeba może mieć miejsce, gdy zatrudniony programista przeszacuje swoje umiejętności i potrzebne jest zatrudnienie kogoś z zewnątrz, aby „posprzątał” po pracowniku wewnętrznym. Czasami zewnętrzni specjaliści IT potrzebni są do audytów, zawsze świeże spojrzenie może wskazać braki lub potrzeby nieuświadomione wewnątrz organizacji. Outsourcing informatyczny jest na tyle specyficzny, że czasami wynajmowani są specjaliści do kontroli innych wynajętych specjalistów, ze względu na brak możliwości kontroli i ustaloną stawkę godzinową. Ten typ zlecania na zewnątrz niesie jednak pewne szczególne zagrożenia, bywają przedsiębiorstwa, mające piękne strony i obiecujące profesjonalne świadczenie usług, które w rzeczywistości dopiero po uzyskaniu zlecenia szukają podwykonawców na portalach internetowych oddając prace niedoświadczonym studentom. Niestety konsekwencje tych działań miewają bardzo nieprzyjemne skutki, w tej branży szczególnie zalecam poleganie na rekomendacjach, najlepiej dużych lub znanych nam osobiście podmiotów.

Outsourcing wywiadowczy – zewnętrzny wywiad biznesowy

Bywają dziedziny, które wymagają specyficznych umiejętności i dyskrecji. Taki jest wywiad biznesowy, który przez mniejsze firmy stosowany jest tylko okresowo lub doraźnie w czasie budowania strategii, planowania wejścia w nowe rynki lub weryfikacji kontrahentów i analizy konkurencji. Outsourcing wywiadowczy wymaga doświadczenia i odpowiednich kwalifikacji, trudność w pozyskaniu takiego personelu sprawia, iż zlecenie działań zewnętrznej komórce wywiadowczej jest często stosowanym rozwiązaniem. Duże firmy również korzystają z tego typu usług celem pozyskania szerszej i bardziej obiektywnej optyki spoza własnej organizacji oraz zbudowania mocnej strategii.

Outsourcing procesu rekrutacji – zewnętrzny HR

Popularny jest także outsourcing procesu rekrutacji, zwłaszcza jeśli firma nie posiada własnego działu HR lub wymaga zatrudnienia osoby na wysokie lub odpowiedzialne stanowisko. Rekruter powinien posiadać specjalistyczne umiejętności i kompetencje, co przy rzadkim rekrutowaniu sprawia, iż utrzymywanie takiego stanowiska nie jest opłacalne. Dodatkowo pracownicy, zwłaszcza ci na ważnych i wysokich stanowiskach są tak dużą wartością dla firmy, że ich wybór i weryfikacja powinny zostać przeprowadzone przez wysokiej klasy specjalistów HR, którzy trafnie wyselekcjonują najlepszych i najlepiej pasujących do danej organizacji. Ten typ outsourcingu może także wspomagać wewnętrzny dział HR firmy w szczególnie ważnych działaniach rekrutacyjnych.

Outsourcing logistyczny – zewnętrzna pomoc w transporcie i magazynowaniu

Duże przedsiębiorstwa potrzebują dobrej logistyki. Outsourcing w transporcie jest bardzo często spotykany na rynku. Duże firmy wolą zajmować się swoją bieżącą działalnością np. handlem i marketingiem swoich produktów niż wymagającą logistyką, która wymaga często potężnych nakładów finansowych i nowych struktur. Outsourcing logistyczny pozwala na wysoką wydolność firmy w momentach, gdy to jest najbardziej potrzebne, redukuje koszty i pozwala przenosić ryzyko na zewnątrz firmy. Poza transportem, a nawet zarządzaniem całym łańcuchem dostaw, w ramach logistyki na zewnątrz zlecane są także usługi magazynowania produktów, pakowanie, sortowanie, kompletowanie, wysyłanie, obsługę zwrotów oraz reklamacji, a także usługi celne. Odmiana transportowa obejmuje zarówno transport lądowy, morski, kolejowy jak i powietrzny.

Outsourcing kardowo-płacowy

Outsourcing kadrowo-płacowy polega na oddaniu zadań z zakresu kadr i płac na rzecz podmiotu zewnętrznego. Korzystanie z usług zewnętrznych ma za zadanie zredukować koszty przedsiębiorstwa i usprawnienia w tym zakresie. Przedsiębiorstwo zewnętrzne może realizować pełną usługę, w tym rozliczanie czasu pracy, administracja pracowniczych planów kapitałowych, prowadzenia akt osobowych zatrudnionych, sporządzanie dokumentów i deklaracji, naliczanie płac itp.

Outsourcing księgowy – zewnętrzny dostawca usług księgowych

Outsourcing księgowy to bardzo popularne rozwiązanie, zwłaszcza wśród mniejszych przedsiębiorstw. Outsourcing usług księgowych oprócz dostępu do specyficznego know-how i najaktualniejszych informacji z dziedziny księgowości, pozwala na częściowe przerzucenie odpowiedzialności na zewnętrzną firmę. Biura księgowe często posiadają dużą ilość pracowników, którym łatwiej jest dojść do porozumienia w interpretacji kwestii spornych w przepisach podatkowych dzięki burzy mózgów i sumarycznemu doświadczeniu, niż gdyby miała do tego dochodzić księgowość wewnętrzna, zwykle skupiająca mniejszą ilość zatrudnionych księgowych. Dodatkowym atutem outsourcingu księgowego przy doświadczonych podwykonawcach jest ich interdyscyplinarność.

Zewnętrzny dział reklamy i promocji czyli outsourcing marketingu

Outsourcing marketingu staje się coraz popularniejszy. Zapewne także przez to, że konkurencja w większości branż jest ogromna, a sam marketing skomplikowany. Usługi marketingowe już dawno wyszły daleko poza znajomość zasad psychologii społecznej i metod wywierania wpływu, dziś duża część marketingu to tzw. SEO, różnego rodzaju adsy i social media. Jest to na tyle skomplikowane i czasochłonne, że bardzo wielu specjalistów z zakresu marketingu za darmo dzieli się ogromem wiedzy na jego temat w internecie, wiedząc, że mało kto prowadząc własną firmę jest w stanie sam poprowadzić jej marketing. I to jest właśnie główna przyczyna korzystania z outsourcingu marketingowego przez przedsiębiorstwa. Tutaj, tak samo jak w przypadku programistów należy zachować szczególną ostrożność-jeśli chodzi o SEO to podstawą współpracy z zewnętrzną firmą powinny być raporty, jasno pokazujące wykonaną pracę przez agencję. Ponadto polecam porównać oferty kilku firm, ponieważ na rynku istnieje wiele podmiotów oferujących usługi reklamy i promocji w internecie za znacznie zawyżone stawki.

Outsourcing strategiczny

Firmy często decydują się na outsourcing strategiczny, gdy chcą restrukturyzować przedsiębiorstwa, dążą do rozwoju np. poprzez wejście w nowe rynki lub wykorzystania innowacyjnych technologii, chcą zoptymalizować proces zarządzania ryzykiem, zwiększyć dochody lub ograniczyć koszty. Strategiczna odmiana współpracy jest na tyle ważnym elementem, że wymaga większego zaangażowania zasobów i przedstawicieli zleceniodawcy niż inne formy outsourcingu.

Outsourcing przedstawicieli handlowych i sił sprzedaży

Outsourcing przedstawicieli handlowych, sił sprzedaży czy po prostu handlowy, bo z takim nazewnictwem możemy się spotkać to po prostu zewnętrzny dział handlowy, zwykle oferujący dość szeroki zakres usług. Oprócz telefonicznej obsługi klienta, często w ofercie znajdują się wizyty handlowe u potencjalnych klientów, budowanie dystrybucji, kontrola zapasów towarowych, ekspozycji półkowej, oznaczeń i materiałów promocyjnych. Oczywiście całość działań powinna być podsumowywana raportem, wyjaśniającym działania podjęte przez firmę oferującą outsourcing handlowy. Przed podjęciem współpracy, warto poprosić o przykładowy raport, aby sprawdzić jego szczegółowość.

Outsourcing utrzymania ruchu – zewnętrzny partner utrzymania ruchu

Idea outsourcingu utrzymania ruchu jest podejściem procesowym mającym za zadanie utrzymywanie stałej dostępności sprawnych urządzeń i instalacji, które są używane na potrzeby procesu produkcyjnego. Oznacza to obsługę maszyn w taki sposób, aby zapewniały stałą gotowość do użytkowania. Kontrakty utrzymania ruchu często polegają także na utrzymaniu gotowości serwisowej, konsultingu i zarządzaniu częściami zamiennymi.

Nowy trend w usługach magazynowych – outsourcing magazynowy

Temat outsourcingu magazynowego został poruszony w akapicie mówiącym o logistyce. Rozwińmy go jednak, bo zewnętrzne magazyny cieszą się rosnącym zainteresowaniem, a wielu przedsiębiorców wacha się z podjęciem decyzji. Główną funkcją magazynów jest udostępnienie przestrzeni magazynowej i wydawanie towarów lub ich pakowanie i wysyłanie do kontrahentów. W tym przypadku najważniejsze jest zapoznanie się z umową i sprawdzenie obowiązków jakie mają spoczywać na zewnętrznym magazynie. Niestety nie jest tak, że outsourcing magazynowy pozwala na zupełnie zdjęcie z siebie ciężaru kontroli procesu, nadzór nad procesami jest niezbędny i zazwyczaj po stronie zlecającego nadal potrzebni są pracownicy, którzy będą w kontakcie z klientem, a zatem aby zapewnić płynność przepływu informacji, także z obsługą magazynu. Należy zapoznać się z proponowanymi przez zewnętrzny magazyn opcjami rozliczeń, zdarza się, że w zanadrzu są korzystniejsze np. zamiast płacić za półkę, można ustalić rozliczenie na podstawie ilości sztuk towaru bez wnikania w sposób jego rozmieszczenia w magazynie.

Szkolenia i outsourcing szkoleń

Outsourcing szkoleń oprócz ich sprawnej organizacji zapewnia planowanie, dopasowanie i weryfikację potrzeb zależnie od branży jakiej dotyczy. Istnieje pewne niebezpieczeństwo, firma przejmująca organizację usług szkoleniowych może również korzystać z najtańszych podwykonawców kierując się zyskiem i wybierając nie koniecznie najlepszych trenerów biznesowych. Dlatego warto poprosić o referencję, sprawdzić od kiedy nasz potencjalny nowy kontrahent istnieje na rynku i jakie firmy mu zaufały.

Zewnętrzna reprezentacja w negocjacjach biznesowych – outsourcing negocjacji

Outsourcing negocjacji biznesowych jest przekazaniem procesu negocjacji zewnętrznej firmie mającej w swojej kadrze profesjonalnych negocjatorów zawodowych. Istnieje również opcja samego wspomagania w negocjacjach przez negocjatora. Umiejętność skutecznych negocjacji w biznesie jest umiejętnością niszową, wymaga znajomości zasad wywierania wpływu, mowy ciała, technik manipulacyjnych – nie koniecznie po to aby je stosować, znając je można im przeciwdziałać i im nie ulegać. W negocjacjach handlowych często udział biorą profesjonalni negocjatorzy i osobie nie wprawionej w negocjacjach ciężko jest z taką osobą prowadzić skuteczne pertraktacje, dlatego profesjonalny negocjator, również po Twojej stronie, to duża wartość dodana.

Outsourcing środowiskowy w trosce o ekologię

Na rynku można spotkać outsourcing środowiskowy, proponujący przejęcie przez zewnętrzny podmiot funkcji związanych z ochroną środowiska. Od świadczących taką usługę można oczekiwać doradztwa, wyliczania opłat wynikających z korzystania ze środowiska, reprezentowania firmy przed stosownymi organami i inspekcją ochrony środowiska (także w trakcie kontroli), sporządzania sprawozdań wymaganych przez instytucje od niektórych typów działalności. Specjaliści z zakresu ochrony środowiska przejmują na siebie obowiązek znajomości przepisów związanych z ich zakresem obowiązków i oferują pomoc we wprowadzaniu zaleceń wynikających z audytu lub kontroli.

Outsourcing bankowy

Outsourcing jako sprawdzona formuła w obrocie gospodarczym nie ominął także banków, które często korzystają z możliwości współpracy z podmiotami zewnętrznymi. Przepisami regulującymi taką współpracę jest ustawa Prawo bankowe z dnia 29 sierpnia 1997 r. i jej nowelizacje z 1 kwietnia 2004 roku i ustawa z 29 lipca 2011 roku która rozszerzyła możliwości korzystania przez banki z zewnętrznych podmiotów. Outsourcing bankowy obejmuje przede wszystkim pośrednictwo sprzedaży kredytów i obsługę informatyczną, ale także m.in. obsługę dokumentacji, administrację, obsługę kasową, obsługę korespondencji, windykację, usługi telemarketingowe, usługi wywiadowcze i weryfikacji osób, doradztwo finansowe, doradztwo prawne, ochrona placówek i transport gotówki. KNF zaleca sektorowi bankowemu stałe doskonalenie procesu zarządzania ryzykiem poprzez identyfikację czynników i profilu ryzyka, weryfikacji jakości usług i zapobieganie ryzyku. Istotne są także testy bezpieczeństwa.

Zalety i plusy outsourcingu – jakie niesie za sobą korzyści?

Outsourcing ma wady i zalety. Do zalet można zaliczyć optymalizację kosztów-efekt skali sprawia, że dostawcy mogą zapewnić usługi w dobrych cenach, a zleceniodawca nie musi zatrudniać pracowników do danych czynności, a rozliczenie odbywa się zwykle poprzez fakturę vat. Kolejną zaletą jest usprawnienie różnego rodzaju procesów i odciążenie zleceniodawcy od ich obsługi. Plusy i korzyści outsourcingu to też brak potrzeby organizacji dodatkowego miejsca, którego organizacja leży w interesie firmy zewnętrznej. Poprawa jakości obsługi klienta, usług lub produktów pod warunkiem świadczenia usług na wystarczającym poziomie przez podmiot zewnętrzny. Dostęp do cudzych zasobów, eksperckiego know-how, zaawansowanych technologii, utrzymanie lub podniesienie poziomu konkurencyjności i wydajności. Istotnym plusem jest także podzielenie się odpowiedzialnością w razie wystąpienia nieoczekiwanych problemów.

Wady i minusy outsourcingu – na jakie zagrożenia naraża nas outsourcing?

Po plusach i zaletach, czas na wady i minusy zagrażające nam podczas korzystania z usług outsourcingowych, a niestety jest ich kilka. Dużym minusem outsourcingu bywa utrata kontroli nad procesami, jest to częściowo zależne od umowy, ale w wielu sytuacjach nie łatwo jest kontrolować podwykonawcę w sposób ciągły. Uzależnienie od firmy zewnętrznej, w niektórych sytuacjach można zabezpieczyć się poprzez wykorzystanie dwóch lub więcej firm outsourcingowych, aby problemy produkcyjne lub inne dotykające podmiot zewnętrzny, nie zatrzymały działalności naszej organizacji. Kolejnym zagrożeniem jest umykanie informacji, które mógłby okazać się istotne dla wewnętrznego użytku lub poprawy jakości usług i procesów. Problemem bywa także wyciek danych i tajemnic przedsiębiorstwa, mimo zastosowania stosownych umów. To nie wszystkie zagrożenia-dużym niebezpieczeństwem jest także utrata dobrego wizerunku i innych strat w obszarze PR poprzez wybór nieodpowiedniej firmy zewnętrznej. Przykładem mogą być tu różne polskie firmy z suplementami diety, korzystające z zewnętrznych dostawców gotowych produktów i ich problemy po ujawnieniu dużych nieścisłości w składach produktów np. zaniżona ilość białka lub znacznie zawyżona ilość cukru. Warto też wspomnieć o potencjalnych problemach komunikacyjnych z podwykonawcą, co może powodować konflikty, a także brak wpływu na to co dzieje się w samej organizacji kontrahenta-nie znany jest nam przebieg procesów rekrutacji i ewentualne posunięcia w obszarze zarządzania-możemy nie być świadomi cięcia kosztów w firmie podwykonawcy, co może odbić się na jakości współpracy. W ramach zarządzania ryzykiem, należy rozpatrzyć wady i minusy outsourcingu, zastanowić się na jakie możemy sobie pozwolić i przede wszystkim zaplanować strategię przeciwdziałania sytuacjom kryzysowym i ryzykownym.

Outsourcing z perspektywy usługodawcy

Z perspektywy usługodawcy outsourcing jest swojego rodzaju szansą i okazją do rozwoju przedsiębiorstwa, a nawet powstawania nowych firm czego implikacją jest redukcja bezrobocia, poprawienie konkurencyjności Polski na tle innych państw oraz rozwój gospodarczy naszego kraju-nie zapominajmy, że usługi realizować można także dla zagranicznych przedsiębiorstw i korporacji.